背景#
職場では、上司に「トラブルを引き起こす」ことを学ぶことは必須のスキルです！
しかし、多くの場合、人々は上司に対して避けるようにするだけで、トラブルを引き起こすことはありません。上司に「トラブルを引き起こす」ことは、自分自身に「トラブルを引き起こす」ことになるのではないでしょうか。
自分自身では解決できない問題に直面することは非常に一般的です。問題を上司にフィードバックすることは、自分の仕事の能力がないことを意味するのではなく、むしろ自分の責任感を示すことができます。
私たちは上司とは情報の差があります。上司は一人だけに注目することはできず、一次情報を必ずしも把握しているわけではありません。解決できない問題が発生し、報告しないまま顧客がその状況を上司に「フィードバック」した場合、私たちは上司とのコミュニケーションが遅くなってしまいます。
チーム内で、顧客のニーズを満たすための新しい製品、サービス、または結果を創造し、生産効率を向上させ、収益を維持または向上させることを目指しています。私たちと上司は同じ目標を持っています。そして、「上司」とは私たちを導き、リードするだけでなく、問題解決にも指導し、助ける存在です。
私の経験から言えば、上司に「トラブルを引き起こす」ことは、仕事の成果を示す良い機会であり、上司との信頼関係を築くための鍵でもあります。
上司に「トラブルを引き起こす」方法#
明らかに上司は多忙ですので、私たちとのコミュニケーションは「細部にこだわらない」ようにする必要があります。長文を送ると、本当に「トラブルを引き起こす」ことになり、上司はあなたに仕事能力がないと思うでしょう。
したがって、コミュニケーションのスキルと要約能力を身につける必要があります。私たちは「ピラミッド原則」を参考にして構造化された表現を行うことができます。
ピラミッド原則の 4 つの基本原則は、結論を先に述べること、論理的な進行、分類とグループ化、上から下への統一です。
上司とのコミュニケーションの前に、現場の具体的な状況に基づいて問題の優先順位を整理してください。重要なことを優先し、簡潔に説明する必要があります。コミュニケーションの際には、まず中心テーマを表現する必要があります - 問題を話し、結論を述べることです。これが結論を先に述べるということです。
私自身の経験を例に挙げると、プロジェクトの進行中に困難に直面し、技術的な問題を解決する能力がないため、技術サポートチームの反応速度が遅く、ユーザーの要求をタイムリーに満たすことができませんでした。この場合、上司との調整が必要ですが、システムのどの機能や進行中の小さな問題から話し始めるべきではありません。代わりに、最も重要な結論、つまりピラミッドの先端部分を 1〜2 文で上司に伝える必要があります。このような構造に従って、「遭遇した問題 + 現在の障害 + 解決策」という形で伝えることができます。時間が許すなら、自分が「試したこと」も説明できます。
なぜ解決策を加える必要があるのでしょうか？なぜなら、私たちの目には大きな問題でも、上司にとっては小さな問題かもしれず、私たちと上司の間には情報の差があるからです。私たちの解決策は上司にアイデアを提供することができ、私たちの解決策が採用されなくても、上司は私たちの仕事の把握状況と態度を見ることができます。さらに、私たちが試したことを加えることで、上司は私たちが問題を解決しようとしていることを知り、問題を「転嫁」しているのではないことがわかります。
「遭遇した問題 + 現在の障害 + 解決策」は2W1H モデル法であり、論理的な進行の適用です。帰納法を使用して情報を整理し、報告を簡潔かつ論理的にします。
分類とグループ化は、複数の問題を報告する際に、問題が互いに独立していることを意味します。異なる問題を別々に説明します。これにより、問題が見落とされず、重要度が明確になり、上司が迅速に実際の状況を把握して判断を下すことができます。ここでも注意しておきたいのは、重要なことは上司が見たことのないことではないということです。この分類基準で分けることは避けてください。
上から下への統一の原則は、上司がさらに具体的な詳細情報を知りたい場合に使用されます。つまり、ピラミッド構造の下層が上層の視点をサポートすることです。私たちは問題の詳細、問題の原因と結果、解決策の具体的な実施手順など、問題に関する詳細情報を補完する必要があります。
その他にも、複数の上司に同時に問題を報告し、援助を求めることもあります。そのためには、プロジェクトのステークホルダー分析を日常的に行い、話し合いの権限のある人々の要求に応じて調整する必要があります。
私たちが上司に「トラブルを引き起こす」場合、壁にぶつかることは確かです。冷静であり、衝突を避ける必要があります。双方の立場が異なり、情報の持ち主が異なるためです。意見の相違に直面しても、自分の意見を固持せず、上司の意見に沿って他の提案を出すようにしましょう。
上司に「トラブルを引き起こす」ことは、情報を交換し、彼らに私たちを理解させる絶好の機会であり、十分な信頼関係を築く機会でもあります。
以上が私の「トラブルを引き起こす」に関する個人的な意見です。
私の考えの変化#
- 職場で黙々と仕事をするだけで十分であり、上司とのコミュニケーションや自己表現は必要ない。真面目に責任を持って仕事をすれば、上司はそれを見てくれるはずだ。しかし、それでは透明な存在になってしまうだけだ。いくら酒が美味しくても、奥深い路地には怖さがある。
- 上司に会うときは、ネズミが猫に会うような気持ちでいる。実際には単なる協力関係であり、一時的な共通の利益のために一緒にいるだけだ。私たちはキャリアアップを目指し、上司も同様です。上司は私たちが問題を解決するのを助けることも、自身のキャリアアップのために必要です。
- 「00 後整頓職場」という言葉が流行っていますが、上司と対立することが正しいとされ、仕事は個人の好みによって決まるような雰囲気です。しかし、仕事の最も重要な要素は責任感であるべきです。
- 上司とのコミュニケーションは、上司の選別でもあります。
最後に#
これらの言葉を書くとき、私は自分が滑らかになったのか、角が取れたのかを考えています。
おそらく、社会により適応できるようになったのだと思います。